Tips Menciptakan Rapat Kerja Virtual yang Kondusif

Pada awalnya, mungkin orang-orang menganggap rapat kerja virtual tidak mungkin dilakukan. Tapi, mau tidak mau, demi memutus mata rantai Covid-19, semua sektor bisnis dianjurkan untuk melakukan rapat virtual sementara ini. Mengingat tidak dilakukannya kontak fisik melalui rapat virtual, maka cara ini dianggap paling efektif menekan persebaran virus Covid-19 di lingkungan perkantoran.

Rapat yang biasanya dilakukan secara tatap muka, kini harus dilaksanakan secara online melalui bantuan aplikasi rapat virtual seperti Google Meet atau Zoom. Jika pada awalnya orang-orang masih merasa asing dengan aplikasi tersebut, kini mereka mulai terbiasa dan nyaman menggunakannya.

Tak hanya digunakan untuk rapat bisnis saja, namun Google Meet dan Zoom juga kerap digunakan untuk pembelajaran online, rapat organisasi, seminar, workshop, dan kebutuhan lainnya. Salah satu kendala dalam melakukan rapat kerja virtual adalah keadaan yang tidak kondusif dan produktif di antara para peserta rapat.

Untuk mengatasi hal tersebut, Anda bisa melakukan tips-tips di bawah ini.

Tips Menciptakan Rapat Kerja Virtual Agar Kondusif

Menyusun Agenda Rapat

Sebelum memulai rapat virtual, akan lebih baik jika pimpinan rapat menyusun agenda terlebih dulu. Tidak hanya menyusun agenda berupa kapan akan diselenggarakannya rapat, namun pemimpin rapat sebaiknya menyusun poin apa saja yang akan disampaikan dan didiskusikan bersama peserta rapat lainnya.

Adanya agenda yang terarah, tidak hanya membuat rapat virtual menjadi kondusif, namun juga tidak akan mengulur banyak waktu karena pembahasan nantinya akan lebih singkat dan langsung ke intinya. Agar lebih kondusif lagi, sebelum memulai rapat, pimpinan juga bisa memberi tahu para peserta mengenai poin-poin yang akan disampaikan saat rapat. Dengan begitu, nantinya mereka tidak akan kebingungan ketika sesi diskusi diadakan, karena sudah menyiapkan ide-ide sebelum rapat dimulai.

Tentukan Moderator Rapat

Baik rapat secara tatap muka atau virtual, peran moderator akan sangat dibutuhkan sekali. Moderator bertugas memegang kendali sehingga rapat menjadi lebih tertib dan teratur. Moderator juga bertugas untuk mengontrol pembahasan agar tidak keluar dari topik yang sedang didiskusikan.

Mengingat rapat virtual memungkinkan adanya miskomunikasi yang tinggi, maka di sini moderator akan sangat berperan penting dalam berlangsungnya diskusi. Dengan adanya moderator, ia dapat mengatur suatu rapat agar tidak ada yang berebut saat berbicara.

Mengatur Waktu

Agar rapat tak menghabiskan waktu yang terlalu lama, juga tidak terlalu sebentar, sebaiknya aturlah waktu rapat. Maksudnya disini adalah mengatur tiap segmen-segmen dalam rapat. Misalnya, 20 menit pembahasan, dan 10 menit digunakan untuk sesi diskusi dan pertanyaan.

Tapi ingat, dengan dibatasinya waktu pada segmen-segmen rapat, jangan sampai membuat rapat terasa ‘tergesa-gesa’. Dengan adanya pembagian waktu ini, diharapkan pemateri bisa menyiapkan bahasan yang singkat, padat, dan jelas sesuai dengan durasi.

Peralatan Rapat yang Memadai

Komputer, laptop, atau gadget menjadi peralatan penting dalam melaksanakan rapat. Tapi sebenarnya, agar lebih produktif lagi, siapkan juga alat tulis minimal pulpen dan buku catatan.

Selain itu, para peserta juga harus sudah memastikan komputer atau gadget dalam keadaan baik sehingga tidak akan terjadi error saat rapat berlangsung. Satu hal yang terkadang dilupakan, adalah audio dan mikrofon saat rapat. Gunakanlah headphone, headset, atau sejenisnya untuk meminimalisir adanya gangguan audio. Pastikan juga mikrofon yang digunakan berfungsi dengan baik.

Zoom atau Google Meet mempunyai fitur ‘microphone test’ dan ‘audio test’. Anda bisa memanfaatkan fitur tersebut untuk mengecek apakah audio dan mikrofon berfungsi dengan baik. Untuk berjaga-jaga, sebaiknya upayakan peralatan rapat sudah disiapkan setidaknya 15 menit sebelum rapat virtual berlangsung, ya.

Siapkan Koneksi Internet yang Lancar

Selain menyiapkan komputer, laptop, atau gadget saat rapat virtual, satu hal yang tak kalah penting adalah koneksi internet. Rapat virtual tanpa koneksi internet tidak akan berjalan lancar. Koneksi internet yang tidak baik, sering terputus, atau terdapat kendala error lainnya juga bisa membuat rapat menjadi tak kondusif.

Maka dari itu, pastikan koneksi internet Anda dan peserta rapat lainnya tidak bermasalah. Untuk memastikan koneksi internet tetap lancar, Anda juga bisa berlangganan paket 3P dan 2P dari IndiHome. Ada pun penjelasan mengenai paketnya sebagai berikut:



Paket 3P (Internet + TV + Phone)

Anda bisa memilih kecepatan internet mulai dari 20 Mbps, 50 Mbps, 100 Mbps, 200 Mbps, hingga 300 Mbps. Untuk biayanya sendiri mulai dari Rp375.000 sampai Rp2.655.000 per bulan bergantung pada kecepatan internet mana yang Anda pilih. Menariknya lagi, Anda sudah bisa mengakses 109 channel premium melalui layanan IndiHome TV, bebas akses UseeTV GO, dan gratis 300 menit panggilan telepon lokal dan interlokal. 

Paket 2P (Internet + Phone) atau (Internet + TV)

Jika di paket 3P Anda bisa mendapat layanan internet, TV, dan telepon, namun di paket 2P ini Anda hanya bisa memilih dua saja, yaitu internet dan telepon atau internet dan TV. Sama seperti paket 3P, Anda juga dapat memilih kecepatan internet dari 20 Mbps sampai 100 Mbps dengan harga mulai dari Rp315.000 sampai Rp915.000 per bulannya.

Dengan menggunakan IndiHome paket 2P ataupun 3P, Anda bisa memilih layanan internet sesuai dengan kecepatan yang dibutuhkan. Untuk kebutuhan rapat virtual saja, Anda bisa menggunakan paket dengan kecepatan 20 Mbps. Namun jika dirasa kurang cepat karena kebutuhan internet Anda sangat banyak, bisa menggunakan yang 50 Mbps sampai 200 Mbps.

Gunakan Custom Background

Jika suatu rapat mengharuskan Anda untuk bertatap muka melalui webcam komputer atau laptop, sebaiknya gunakan background rapat berupa gambar solid. Ternyata hal ini bisa sangat mempengaruhi tingkat kondusif rapatnya sendiri, apalagi jika kebetulan Anda sedang berada di rumah di mana ada banyak anak kecil di sekeliling atau banyak perabot dengan gambar motif atau pola tertentu.

Melakukan rapat dengan menggunakan background warna solid saja, itu bisa meningkatkan konsentrasi peserta rapat yang lain, lho. Hal inilah yang membuat banyak para moderator yang menyiapkan custom background saat rapat berlangsung untuk digunakan para peserta rapat.

Kiat-kiat atau tips di atas mengenai rapat kerja virtual agar lebih kondusif bisa Anda praktekkan dengan rekan kerja. Dibutuhkan kerja sama antar peserta rapat untuk mewujudkan rapat yang produktif dan kondusif tersebut. Yang paling penting dalam rapat virtual adalah media berupa laptop, komputer, atau HP. Selain itu, internet juga hal yang penting, karena jika koneksi internet terganggu, rapat tidak akan berjalan dengan baik, akan terjadi miskomunikasi, bahkan bisa menyebabkan batalnya rapat jika koneksi benar-benar tak ada.