7 Perlengkapan Teleconference yang Harus Disiapkan agar Terkesan Profesional | IndiHome
17 AUG 2021        BLOG

7 Perlengkapan Teleconference yang Harus Disiapkan agar Terkesan Profesional

Pandemi Covid-19 membuat mayoritas orang harus membatasi aktivitas di luar rumah. Hal tersebut tentu berdampak bagi kondisi sektor ekonomi dunia, termasuk Indonesia. Namun, kecanggihan teknologi bisa diandalkan untuk mengurangi dampak buruk akibat pandemi terhadap sektor ekonomi. Kini, rutinitas kerja, bisnis, kegiatan berbagi ilmu, dan pembuatan kesepakatan bersama bisa dilakukan melalui teleconference.

Apa Itu Teleconference?

Istilah teleconference memang masih asing bagi khalayak ramai. Banyak yang bertanya-tanya tentang apa itu teleconference dan manfaatnya.. Teleconference dapat didefinisikan sebagai pertemuan berbasis elektronik yang dilakukan dua atau lebih partisipan (bisa berupa sekelompok orang atau individu) yang dihubungkan dengan sistem komunikasi khusus.

Sebenarnya, sistem teleconference sudah marak digunakan sejak satu dekade terakhir. Namun, pemanfaatannya semakin gencar digunakan sejak pandemi melanda dunia untuk mendukung kebijakan physical distancing.

Klasifikasi teleconference berdasarkan jenisnya dapat dikelompokkan sebagai berikut:

  • Audio conference: percakapan antara dua pihak atau lebih melalui saluran telepon.
  • Video conference: percakapan antara dua pihak atau lebih melalui format video sehingga membutuhkan aplikasi tertentu dan koneksi internet berkecepatan tinggi.
  • Web conference: dikenal juga dengan sebutan webinar. Sistem teleconference memungkinkan Anda untuk bercakap-cakap sekaligus berbagi dokumen dengan berbagai format antar para peserta.

Perlengkapan yang Patut Disiapkan Saat Teleconference

Saat ini, mayoritas orang lebih menyukai video teleconference (lebih populer dengan sebutan teleconference) dibandingkan dua format teleconference lainnya. Karena video conference lebih praktis dan memaksimalkan pertemuan selayaknya sesi tatap muka. Agar teleconference berformat video dapat berlangsung lancar, sebaiknya Anda menyiapkan beberapa perlengkapan penting ini terlebih dahulu.

  • Perangkat Teknologi untuk Mengakses Teleconference

    Perlengkapan pertama yang wajib Anda siapkan untuk mengakses teleconference adalah perangkat teknologi berupa laptop, smartphone, Personal Computer (PC), atau tablet PC. Untuk alasan kepraktisan, Anda dapat menggunakan smartphone saat akan melakukan teleconference dari luar ruangan. Namun, alangkah lebih baik jika Anda menggunakan laptop atau PC agar konektivitas internetnya lebih stabil.

    Laptop, PC, atau gadget lainnya yang akan digunakan untuk teleconference sebaiknya memiliki RAM minimal 2 GB untuk mencegah risiko lack saat pertemuan virtual berlangsung. Pastikan kalau baterai perangkat teknologi yang Anda gunakan sudah terisi penuh agar teleconference berlangsung lancar.
     

  • Koneksi Internet Berkecepatan Tinggi

    Elemen penting lainnya yang patut ada untuk menyempurnakan teleconference adalah koneksi internet berkecepatan tinggi. Jangan sampai komunikasi jadi tersendat atau terputus hanya karena gangguan koneksi internet. Anda harus memeriksa koneksi tersebut sesaat sebelum teleconference agar bisa menentukan langkah antisipasi yang tepat.

    Hambatan teleconference akibat kecepatan internet yang tidak stabil tak akan terjadi lagi bila Anda mengandalkan IndiHome. Sekarang, IndiHome menyediakan Paket 2P (Internet + Phone) dengan kecepatan mulai dari 20 Mbps dengan biaya mulai dari Rp315.000 per bulan. Tak hanya mendapatkan fasilitas berupa koneksi internet dan telepon lokal/interlokal yang berkualitas selama 300 menit, Anda juga bebas memilih bonus berupa:

    1. Study, yang berisi layanan IndiHome Study, Cloud Storage 16 GB, dan Wifi.id Seamless
    2. Entertainment, yang terdiri dari add-on Benefit Voucher Games, Langit Musik, dan Wifi.id Seamless

    Dengan memanfaatkan fasilitas internet dan telepon dari IndiHome, tentu akan mendukung seluruh aktivitas mobile Anda, termasuk teleconference yang berkaitan dengan pekerjaan atau bisnis.

  • Software atau Aplikasi Pendukung Teleconference
    Banyak sekali aplikasi pendukung yang dapat Anda gunakan untuk memperlancar aktivitas teleconference. Tiga aplikasi teleconference populer yang patut Anda pertimbangkan adalah sebagai berikut:

  • Google Meet
    Aplikasi Google yang satu ini bisa digunakan secara gratis dengan jumlah partisipan maksimal 100 orang. Sementara itu, versi berbayarnya memungkinkan Anda melakukan conference dengan 250 peserta dalam satu kali meeting. Anda harus login dengan Google Account terlebih dahulu agar dapat mengatur pelaksanaan meeting melalui Google Meet atau join sebagai peserta meeting. Teleconference menggunakan Google Meet memungkinkan semua peserta meeting saling berbagi screen dan pesan.

  • Zoom
    Zoom menjadi aplikasi primadona di seluruh dunia pada masa pandemi Covid-19. Sayangnya, tak sedikit penggunanya yang mengaku mengalami masalah celah keamanan ketika menggunakan aplikasi tersebut. Zoom bisa digunakan oleh maksimal 100 peserta meeting pada versi gratis. Selain itu, Zoom juga menyediakan versi berbayar dengan  kapasitas mencapai 1000 peserta dalam sekali meeting. Cara penggunaan yang praktis dan fitur yang cukup lengkap membuat Zoom menjadi pilihan mayoritas orang untuk melakukan aktivitas teleconference.

  • Microsoft Teams (MS Teams)
    MS Teams merupakan aplikasi video conference besutan Microsoft yang memungkinkan penggunanya dapat saling terkoneksi dengan kualitas audio, video, screen sharing, dan sistem keamanan yang cukup istimewa. Fitur MS Teams cocok digunakan untuk proses kolaborasi tim. Aktivitas berbagi dokumen, pesan, dan meeting kapan pun dan di mana pun jadi semakin praktis karena bisa disesuaikan dengan kebutuhan kerja. 

  • Perangkat Audio yang Berkualitas
    Aktivitas teleconference juga membutuhkan dukungan perangkat audio berkualitas. Jika Anda berada di ruangan tertutup (indoor) bersama orang lain, sebaiknya Anda menggunakan perangkat speaker berkapasitas besar agar suara yang dihasilkan terdengar ke seluruh penjuru ruangan. Sebaliknya, Anda perlu menggunakan perangkat audio personal (misalnya earphone atau wireless earphone) bila berada di luar ruangan (outdoor) dan melakukan aktivitas teleconference sendirian.

  • Kondisi Ruangan yang Mendukung Teleconference

    Beberapa kriteria ruangan yang harus Anda siapkan untuk mendukung teleconference adalah sebagai berikut:

    • Bebas kebisingan dan pencahayaannya memadai (cahaya alami maupun penerangan buatan).
    • Suasana latar ruangan terlihat rapi dan bersih sehingga tidak menyebabkan distraksi bagi para peserta teleconference.
    • Tidak ada distraksi yang berasal dari aktivitas orang lain di ruangan tersebut, misalnya distraksi dari anggota keluarga ketika Anda melakukan teleconference dari rumah

  • Penampilan yang Rapi dan Sopan

    Melakukan pertemuan jarak jauh bukan berarti membuat Anda boleh mengabaikan penampilan. Alangkah lebih baik bila Anda tampil rapi dan sopan sebagai bentuk apresiasi terhadap diri sendiri maupun peserta teleconference. Beberapa hal yang patut Anda lakukan untuk merapikan penampilan sebelum teleconference, yaitu:

    • Memastikan kondisi wajah dalam keadaan bersih (tidak lusuh).
    • Menggunakan pakaian yang nyaman dan tetap rapi, misalnya kaos kerah, blus, kemeja lengan pendek, atau kemeja batik.
    • Menyisir dan menata rambut supaya tidak mengganggu pandangan Anda.
    • Menggunakan riasan dan parfum secukupnya agar Anda lebih bersemangat menjelang teleconference.
       
  • Dokumen yang Akan Dibagikan dalam Teleconference

    Satu persiapan lagi yang patut Anda lakukan sebelum teleconference adalah membuka beberapa dokumen yang akan dibagikan. Jangan sampai Anda kesulitan membuka dokumen karena kendala laptop yang error atau kurang fokus selama teleconference. Usahakan untuk mengakses dokumen-dokumen penting tersebut minimal 30 menit sebelum teleconference berlangsung, sehingga Anda dapat menggunakannya secara mudah. Proses teleconference pun tak akan terhambat akibat dokumen yang sulit dibuka.

    Sebagai generasi modern yang peka terhadap perkembangan teknologi, Anda pasti sudah memahami apa itu teleconference, manfaat, serta cara melakukannya secara efektif. Pandemi Covid-19 tak boleh menghambat aktivitas penting Anda karena kini komunikasi via teleconference bisa menjadi solusinya.